Khi doanh nghiệp gặp khó khăn về kinh tế thì điều đầu tiên các doanh nghiệp thường nghĩ tới đó là việc cắt giảm chi phí. Họ thường áp dụng biện pháp này ngay cả khi vấn đề khó khăn này đã được giải quyết. Việc ứng dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) có thể giúp doanh nghiệp xác định vấn đề chi phí. Sau đây, tôi sẽ đưa bốn vấn đề chi phí phát sinh thực tế mà doanh nghiệp sẽ được hệ thống quản trị doanh nghiệp giải quyết triệt để

1. Chi phí không rõ ràng
Điều đầu tiên khi DN muốn cắt giảm chi phí đó là xác định chi phí phát sinh không cần thiết. Là một giám đốc tài chính, bạn phải nắm rõ hơn ai hết các chi phí này. Đối với một DN có hệ thống IT không tập trung thì việc thu thập dữ liệu gặp nhiều khó khăn. Chưa kể tới một vài khâu nhập dữ liệu có thể vẫn sử dụng thủ công bằng tay. Xuất phát từ sự thủ công dẫn tới tỷ lệ sai sót vô cùng cao. Điều này trực tiếp dẫn tới khó khăn cho người quản lý. Vì từ số liệu không đầy đủ và chính xác dẫn tới bức tranh tài chính về chi phí sẽ mờ nhạt, không rõ ràng. Với hệ thống ERP tích hợp sâu sẽ cung cấp được đầy đủ dữ liệu bằng việc chuẩn hóa dữ liệu từ đầu vào, loại bỏ các bước nhập liệu thủ công. Ngoài ra với hệ thống báo cáo chi tiết theo thời gian thực, người quản lý hoàn toàn có thể chỉ ra những chi phí phát sinh không cần thiết, tái lập lại kế hoạch kinh doanh cho phù hợp. Tuy nhiên bạn cũng cần lựa chọn hệ thống quản trị doanh nghiệp phù hợp cho đặc thù doanh nghiệp của mình.
>>> Xem thêm: phần mềm ERP
>>> Xem thêm: phần mềm CRM
>>> Xem thêm: phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP

2. Thiếu kiểm soát hàng tồn kho
Một chi phí khá lớn của doanh nghiệp đó là hàng tồn kho. Hàng tồn kho kéo theo sự đọng vốn, ngoài ra vấn đề chi phí kho bãi rất lớn nếu đó là hàng cồng kềnh. Các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho bằng tay thì đòi hòi nhân lực lớn, kèm theo rất nhiều ghi chép thủ công nhiều công đoạn. Nếu có thay đổi lớn trong đơn hàng mới thì DN khá vất vả để xác định chính xác được lượng thành phâm, vật liệu đầu vào. Nhưng nếu bạn sử dụng một hệ thống quản trị doanh nghiệp thì vấn đề này sẽ đơn giản hơn nhiều. Một hệ thông ERP luôn được thiết kế có phần quản lý tồn kho, việc này thống kê chi tiết mọi thứ từ hàng hóa thành phẩm, vật tư thô, lượng hàng hóa trong quá trình sản xuất. Dữ liệu luôn được cập nhập đầy đủ và chính xác theo thời gian thưuc. Việc này sẽ giúp DN ngằng đặt những mặt hàng lợi nhuận thấp, tránh lãng phí của việc tồn kho. Theo một nghiên cứu thông kê gần đâ, hệ thống ERP phù hợp có thể cắt giảm tới 22% việc tồn kho.
3. Chi phí phát sinh về bán hàng và quản lý
Chi phí bán hàng và quản trị chung có thể vượt khỏi tầm kiểm soát của bạn khi việc kinh doanh được mở rộng. Thế nhưng ứng dụng hệ thống ERP có thể giúp công ty tập trung những chức năng quản trị này với nhau. Ví dụ, bộ phận kế toán của công ty gắn liền với từng đơn vị vận hành, trong khi đó ứng dụng ERP có thể tạo điều kiện chuyển đổi sang một nhóm kế toán hợp nhấtn chạy một hệ thống IT tích hợp duy nhất. Điều này tiết kiệm được thời giam, giảm rủi ro sai sót và khiến nhân viên kế toán có thể làm việc hiệu quả hơn.
Khi việc kinh doanh phát triển thì sẽ kéo theo chi phí bán hàng và chi phí quản trị vượt khỏi kiểm soát. Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp thì hoàn toàn có thể kiểm soát những phát sinh này. Vi dụ đơn giản: với mỗi bộ phận nhỏ tại địa điểm lại có bộ phận kế toán riêng lẻ cục bộ tại bộ phận, việc này sẽ dẫn tới phát sinh về nhân sự, ngoài ra dữ liệu chưa thể đồng bộ, nhưng với ERP thì toàn bộ thông tin được cập nhập về một đầu mối duy nhất. Điều này tiết kiệm được thời giam, giảm rủi ro sai sót và khiến nhân viên kế toán có thể làm việc hiệu quả hơn.

Trong thời đại mới, các doanh nghiệp lâm vào khủng hoảng kinh tế nên căn nhắc trước việc cắt giảm chí phí bằng việc kiểm soát chi phí bằng những công cụ chính xác phù hợp. Các yếu tố trên là những yếu tố thực tế hay phát sinh trong doanh nghiệp mà có thể áp dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp để giải quyết. Ngoài ra còn khá nhiều vấn đề mà hệ thống quản trị doanh nghiệp có thể giải quyết được. Nếu bạn là nhà quản lý mà chưa áp dụng hệ thống quản trị doanh nghiệp thì nên cân nhắc và áp dụng sớm, đây có thể là một quyết định quan trọng để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững trong tương lai.
Nếu bạn có bất kỳ khó khăn hay vướng mắc gì có thể liên hệ với chúng tôi. Chúng tôi sẽ tư vấn và đưa ra giải pháp phù hợp nhất với đặc điểm doanh nghiệp của bạn.