Bất cứ sự kiện nào diễn ra, ban tổ chức đều cần phải chuẩn bị cảnh huống đề phòng cho những tình huống có thể xảy ra trong sự kiện. Người ta ví đó như là một kế hoạch B. Nếu kế hoạch A gặp trục trặc hoặc sự cố sẽ áp dụng ngay kế hoạch B. Tuy nhiên, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện vẫn không biết đến điều này và chỉ chuẩn bị cho mình duy nhất một kế hoạch. Dưới đây là chỉ dẫn chuẩn bị kế hoạch ngừa cho sự kiện. Bạn hãy tham khảo nhé!

Xem thêm: các dịch vụ tổ chức sự kiện

Hiểu được mục đích tổ chức sự kiện

Đây là điều tiên quyết trong việc tổ chức sự kiện. Sự kiện chắc chắn sẽ không thành công nếu người tổ chức không hiểu được mục đích và sản phẩm của doanh nghiệp là gì. Mục đích của việc tìm hiểu sản phẩm của doanh nghiệp là để định vị được sản phẩm đó như thế nào. tỉ dụ kem đánh răng close up giúp thơm miệng; kem đánh răng colgate giúp ngừa sâu răng; còn sensodyne thì giảm ê buốt…
Việc hiểu đúng định vị của sản phẩm sẽ giúp các agency dễ dàng lên ý tưởng cho việc tổ chức sự kiện. Đưa ra thông điệp truyền tải đúng đắn và hiệu quả hơn.

Lên concept cho sự kiện

Đối với bất cứ sự kiện nào, điều đòi hỏi nhiều tư duy sáng tạo nhất đó chính là ý tưởng. Ý tưởng hay còn gọi là concept, là hồn của sự kiện. Bởi nó bao quát cả thảy sự kiện; từ hình thức bên ngoài đến chi tiết bên trong. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần tìm đến các agency event.

Và như đã nói, việc hiểu được sản phẩm sẽ giúp agency lên được ý tưởng nội dung một cách hiệu quả nhất có thể. thường nhật đơn vị tổ chức sự kiện thường cứ vào sản phẩm và mục đích của sự kiện để lên ý tưởng và concept.

Quan hoài theo sát khách mời

Khách hàng là thượng đế. Do đó bạn hãy luôn theo sát khách mời của mình. Chỉ đơn giản là một cuộc nói chuyện với khách hàng của mình xuyên suốt trong sự kiện. Tránh tình trạng mất khách mời khiến cho khách mời không nhận được sự viện trợ khi cần thiết. Ngoài ra, quý doanh nghiệp nên can hệ trước với khách mời từ 2 đến 3 lần trước khi sự kiện diễn ra để công nhận sự có mặt của khách mời trong ngày diễn ra sự kiện.

Xem thêm: cach to chuc su kien ra mat san pham moi

Giới hạn ngân sách chi tiêu

Nếu bạn thực hiện tốt việc đo lường ngân sách thì thật sạch. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tằn tiện được một khoảng ngân sách đủ lớn. Bạn có thể giảm ngân sách ăn xài của mình xuống bằng cách thương thuyết giá cả thêm với các đơn vị liên tưởng như phân phối ẩm thực, trang hoàng sự kiện,…