Dưới đây là một số bước để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp. Bạn hãy tham khảo nhé!

Chuẩn bị trước sự kiện

Thời gian cần chuẩn bị trước sự kiện phụ thuộc vào quy mô của sự kiện. Đối với các sự kiện lớn có thể đến hàng tháng. Còn những sự kiện ở quy mô vừa và nhỏ chỉ cần vài tuần hoặc vài ngày. Các việc cần chuẩn bị trước sự kiện gồm:
- Dựng sàn diễn, banner, backdrop, standee
- Đồng phục
- Thuê PG, thuê các thiết bị tương trợ sự kiện
- Liên lạc với các bên can dự (Xin giấy phép tổ chức,..)
- Lên danh sách khách mời

Xem thêm: các dịch vụ tổ chức sự kiện

Tìm và xác địa điểm tổ chức sự kiện: sau khi xác định được quy mô của sự kiện, nắm được danh sách khách mời tham dự sự kiện. Đơn vị tổ chức sự kiện cần xác định khu vực tổ chức sự kiện. Đơn vị tổ chức nên tìm một địa điểm ăn nhập với chủ đề và concept của sự kiện. Đồng thời địa điểm tổ chức sự kiện cần phải đảm bảo có vị trí tiện lợi cho toàn bộ khách mời đến tham gia. Để tránh có sự cố đối với địa điểm tổ chức, tốt nhất là nên hoàn thiện hiệp đồng và các thủ tục liên hệ đến địa điểm tổ chức càng sớm càng tốt để tránh việc bị mất chỗ “đột ngột”.

Gửi thư mời và thông điệp: Thư mời được xem như là ấn tượng trước tiên của khách mời nhìn thấy được ở doanh nghiệp nên nên chú trọng vào phần nội dung của thiệp mời như: cái gì, khi nào, ở đâu, những ai, tại sao và như thế nào,… có trong sự kiện của quý khách hàng.
Ngoài những bước trên, nếu sự kiện có những tiết mục văn nghệ hay đường dây chương trình. Đơn vị tổ chức cần phải cho chạy thử để tổng duyệt, nhằm tránh những sơ sót có thể xảy ra trong sự kiện.

Chạy chương trình

Người quản lý sự kiện sẽ chịu bổn phận điều hành mọi hoạt động trong lúc sự kiện diễn ra. Những lúc nảy sinh vấn đề ngoài dự kiến, cần tập kết mọi người vào một chỗ để cùng giải quyết, không nên hoạt động riêng lẻ.
Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra các trưởng bộ phận luôn thực hành dựa trên bảng checklist và timeline của chương trình để tiện cho việc theo dõi nhân sự công việc đang thực hiện.

Xem thêm: cách tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Một số hoạt động sau sự kiện

Sau sự kiện, đơn vị tổ chức sự kiện cần thu vén cả thảy thiết bị để bàn giao cho bên thứ 3 và trao trả lại địa điểm tổ chức cho họ. Đồng thời cần phải thực hành một số công việc như đánh giá hiệu quả của sự kiện. Tổ chức một buổi họp nhỏ để các bộ phận tham gia tổ chức bẩm lại tuốt tuột các công việc đã thực hiện, làm được những gì và không làm được những gì Đồng thời mỗi bộ phận nên viết lại một bản ít trong các thời đoạn trước sự kiện, trong sự kiện và sau sự kiện để rút kinh nghiệm cho sự kiện lần sau.

Chủ đề cùng chuyên mục: